秘書・一般事務の職務経歴書サンプル
秘書・一般事務の求人で企業が記載している業務内容をもとにした、職務経歴書の記載例です。補佐・担当・統括の役割別サンプルと、18業務の例文を掲載しています。
役割別の職務経歴書サンプル
同じ業務でも、関わり方によって書き方が変わります。氏名・会社名・期間と、人数や金額などの数字は「○」で示しています。ご自身の内容に置き換えてください。
補佐として関わった場合のサンプル
職務経歴書
20XX年X月X日現在 氏名 ○○ ○○
【職務要約】
秘書・一般事務として約○年間、備品管理・ファシリティ管理、一般事務、書類作成・文書管理に従事。
【職務経歴】
【業務内容】
- ・ 総務担当者の指示に基づく備品・消耗品の発注と在庫・機器の管理（○名規模のオフィス）
- ・ チームリーダーの指示に基づく部署（○名）の事務補助、ファイリング・コピー・定型書類の処理
- ・ 指示・下書きに基づく書類作成とファイリング（Excel・Word）
- ・ 決められた手順に沿ったデータ入力・チェック（Excel・Googleスプレッドシート）、リーダーによる確認のもとでの対応
- ・ 担当業務のマニュアル作成・更新と非効率な手順のリーダーへの報告
- ・ 先輩秘書の指示のもとでの役員秘書業務の補佐（社長・CEO・取締役）、メール・電話での連絡・調整の代行（日本語・英語）
担当として遂行した場合のサンプル
職務経歴書
20XX年X月X日現在 氏名 ○○ ○○
【職務要約】
秘書・一般事務として約○年間、備品管理・ファシリティ管理、一般事務、書類作成・文書管理に従事。
【職務経歴】
【業務内容】
- ・ オフィス（○名規模）の備品・機器・固定資産の管理と、ビル管理会社との設備の保守・修繕対応
- ・ 部署（○名）の一般事務全般、書類処理・ファイリング・社内手続き・バックオフィス対応
- ・ 各種ビジネス書類・社内報告資料の作成（Excel・Word）、紙・電子文書のファイリングと管理
- ・ データ入力・チェック・更新管理（Excel・Googleスプレッドシート）と定期的な集計資料の作成
- ・ チーム事務の業務改善、不要な工程の削減・手順書の作成・定型作業の自動化（Excelマクロ・RPA）
- ・ 役員秘書業務全般（社長・CEO・取締役）、社内外との連絡・調整の代行と依頼事項のフォロー（日本語・英語）
統括した場合のサンプル
職務経歴書
20XX年X月X日現在 氏名 ○○ ○○
【職務要約】
秘書・一般事務として約○年間、備品管理・ファシリティ管理、一般事務、書類作成・文書管理に従事。
【職務経歴】
【業務内容】
- ・ ファシリティ管理の統括（○名規模のオフィス）、オフィス移転・レイアウト変更の企画と業者・予算の管理
- ・ 部署（○名）の事務業務の統括、担当者への業務配分と依頼・手続きの対応方針の決定
- ・ チームの文書管理の統括、ファイリングルール・テンプレート・保存期間の策定（Excel・Word）
- ・ チームのデータ品質の管理、入力ルール・チェック手順の策定と入力作業の割り振り（Excel・Googleスプレッドシート）
- ・ 部門横断の業務改善プロジェクトの推進、改善対象の選定・社内規程の改訂・ツール導入（Excelマクロ・RPA）
- ・ 役員（社長・CEO・取締役）の秘書業務の統括、時間配分の優先度判断と役員発案件の関係部署との推進・進捗管理
例文は、当社が収集している日本の求人で企業が記載している業務内容を職種ごとにまとめ、特定の企業の文章は使わずに書き起こしたものです。
求人に多い記載
同じ職種の求人で、企業が業務内容と応募資格に記載している項目です。職務経歴書に書く業務を選ぶときの参考にしてください。
秘書・一般事務の求人
262件・146社
業務内容に多い記載
備品管理
95/262件36%
業務改善
91/262件35%
プロジェクト管理
68/262件26%
関連部門との連携
58/262件22%
メンバーマネジメント
57/262件22%
スケジュール管理
54/262件21%
メール対応
50/262件19%
応募資格に多い記載
コミュニケーション力
213/262件81%
柔軟な対応
91/262件35%
課題解決能力
86/262件33%
積極性
70/262件27%
スケジュール管理
64/262件24%
臨機応変
51/262件19%
役員アシスタント
41/262件16%
当社が収集している求人のうち、直近90日間に確認できたものを集計（2026年10月時点）。割合は、その項目を記載している求人の割合です。表記は日本語の求人で使われている語句で、日本語の表記を確認できた項目のみ掲載しています。
業務別の例文
業務ごとに、補佐・担当・統括の3つの例文を掲載しています。サンプルとは別の言い回しです。
総務・オフィス管理
備品管理・ファシリティ管理
求人での記載：備品・消耗品の管理と発注、社用車・通信機器・固定資産の管理、オフィス環境・ファシリティの維持、移転・レイアウト変更
- 補佐
- 備品・消耗品の発注、在庫・機器の把握による総務業務の補助（従業員○名）
- 担当
- 設備の保守・修繕のビル管理会社との調整と、備品・機器・固定資産の管理（○名規模のオフィス）
- 統括
- オフィス移転・レイアウト変更の企画、業者・ファシリティ予算の管理を含むファシリティ管理の統括（○名規模）
受付・来客・電話対応
求人での記載：来客の受付・案内、電話の一次対応と取次ぎ、郵便物・宅配便の受領・仕分け・発送
- 補佐
- 来客の出迎え・電話の取次ぎ（日本語・英語）を当番制で担当
- 担当
- 来客の受付・案内から電話取次ぎ、郵便物・宅配便の受発送までの受付業務の一貫した担当（日本語・英語）
- 統括
- 来客・電話対応ルールの策定、受付スタッフ・外部委託先の管理を含む受付業務の統括（日本語・英語）
社内イベント運営
求人での記載：忘年会・キックオフ・社員旅行などの社内イベントの企画・運営（会場・ケータリング・当日運営・事後対応）
- 補佐
- 案内表示・名札の準備や受付などの当日対応による社内イベント（最大○名規模）の運営サポート
- 担当
- 会場・ケータリング手配からプログラム作成、当日の進行管理までの社内イベント運営（最大○名規模）
- 統括
- 各イベントの目的・予算の設定と委託業者・運営メンバーの取りまとめを含む年間社内イベント（最大○名規模）の統括
人事・労務事務
求人での記載：入退社手続き、勤怠管理、福利厚生の申請・支給手続き、社員情報の管理と社員からの問い合わせ対応
- 補佐
- 入退社手続き書類の準備・勤怠データのチェックによる人事事務の補助（従業員○名）
- 担当
- 入退社手続きから勤怠管理、福利厚生の申請処理、社員対応までの人事事務の一貫した担当（従業員○名）
- 統括
- 福利厚生制度の企画・導入と人事手続きの整備を含む人事事務の統括（従業員○名）
一般事務
一般事務
求人での記載：部署・チームの事務全般のサポート（ファイリング、コピー、各種事務手続き、バックオフィス業務）
- 補佐
- ファイリング・コピー・定型書類の処理による部署（○名）の事務サポート
- 担当
- 書類処理から社内手続き、バックオフィス対応までの部署（○名）の事務の一貫した担当
- 統括
- 担当者への業務配分、依頼・手続きの対応方針の決定を含む部署（○名）の事務の統括
書類作成・文書管理
求人での記載：社内報告資料・各種書類の作成、紙・電子文書のファイリングと管理
- 補佐
- チームの下書きをもとにした書類の作成と記録のファイリング（Excel・Word）
- 担当
- 紙・電子文書の整理・管理と、社内報告資料・各種書類の作成（Excel・Word）
- 統括
- ファイリングルール・テンプレート・保存期間の策定（Excel・Word）による文書管理体制の整備
データ入力・集計
求人での記載：社内システム・Excelへのデータ入力とチェック、データの更新・管理、集計
- 補佐
- リーダーの確認のもとでのデータ入力とチェック作業（Excel・Googleスプレッドシート）
- 担当
- データの入力から更新管理、定期集計までの一貫した担当（Excel・Googleスプレッドシート）
- 統括
- 入力ルールとチェック手順の策定（Excel・Googleスプレッドシート）、入力作業の割り振りによるデータ品質管理の統括
契約書管理
求人での記載：契約書の作成・処理、法務確認と社内承認の手配、電子契約を含む締結手続き、契約書の保管・期限管理
- 補佐
- 契約書類の準備・締結済み契約書の保管による契約事務の補助（クラウドサイン・DocuSign）
- 担当
- 法務確認と社内承認の手配、締結手続き（クラウドサイン・DocuSign）、更新期限の管理までの契約事務の一貫した担当
- 統括
- 承認フローと保管ルールの策定、電子契約（クラウドサイン・DocuSign）への移行を含む契約管理の統括
営業事務
求人での記載：見積書作成・受発注処理・出荷手配、営業数値の入力・集計、営業資料作成による営業部門のサポート
- 補佐
- 受注入力・営業数値の入力と見積書の下書き作成による営業担当（○名）のサポート
- 担当
- 見積書の発行から受発注処理、出荷手配、営業レポートの作成までの営業事務の一貫した担当（営業○名）
- 統括
- 見積・受発注の処理ルール策定と事務スタッフの育成を含む営業事務の統括（営業○名）
請求書・支払処理
求人での記載：見積書・請求書の発行と処理、支払手続き、証憑の整理・保管、簡単な経理処理のサポート
- 補佐
- 請求書作成・証憑整理による請求業務の補助（月○件程度）
- 担当
- 請求書発行から支払処理、証憑保管までの請求・支払業務の一貫した担当（月○件程度）
- 統括
- 発行前チェックの仕組みづくりと経理部門と連携した請求誤りの是正を含む請求業務の統括（月○件程度）
問い合わせ対応
求人での記載：顧客・取引先・社内からの問い合わせへの電話・メール・窓口での対応と、担当部署への取次ぎ
- 補佐
- 顧客・社内からの定型的な問い合わせへの一次対応（電話・メール）と上席へのエスカレーション
- 担当
- 一次回答から解決までの問い合わせ対応の一貫した担当（電話・メール）、必要に応じた担当部署への取次ぎ
- 統括
- FAQとエスカレーションルールの整備、難易度の高い案件の回答確認を含む問い合わせ対応の統括（電話・メール）
経費精算
求人での記載：経費申請内容・領収書のチェックとシステム入力、部門経費の管理、経費予算・見込みの作成サポート
- 補佐
- 領収書の確認と経費申請の入力（Concur・楽楽精算）による経費精算の補助、経理への回付
- 担当
- 申請内容のチェックから差戻し対応、経理との月次締めまでの部門経費精算の担当（Concur・楽楽精算）
- 統括
- 月次の経費見込み作成と予算対比での支出管理を含む部門経費予算の統括
改善・マネジメント
業務改善・効率化
求人での記載：業務の効率化・改善の企画提案、マニュアル作成、社内規程の整備、デジタルツールによる業務効率化
- 補佐
- 非効率な手順の洗い出し・報告とチーム業務のマニュアル作成・更新
- 担当
- 不要な工程の削減と定型作業の自動化（Excelマクロ・RPA）、新しい手順書の作成による業務効率化
- 統括
- 改善対象の選定、社内規程の改訂、ツールの導入（Excelマクロ・RPA）を含む部門横断の業務改善の主導
事務チームのマネジメント
求人での記載：事務チーム（派遣スタッフを含む）のマネジメント、業務の割り振り、教育・1on1、目標・進捗管理
- 補佐
- 新人・派遣スタッフへの業務指導と日々の質問対応によるチーム運営（○名）の補佐
- 担当
- 業務の割り振り、1on1、派遣スタッフを含むメンバー育成による事務チーム（○名）の運営
- 統括
- 体制づくりと採用、目標設定・評価を含む事務組織（○名）の統括
秘書業務
役員秘書業務
求人での記載：役員の日常業務の補佐、社内外との連絡・調整の代行、役員からの依頼事項の関係部署への展開とフォロー
- 補佐
- 役員（社長・CEO・取締役）の連絡・調整業務（日本語・英語）の代行、先輩秘書の指示に基づく対応
- 担当
- 社内外との連絡・調整の代行（日本語・英語）と依頼事項のフォローを含む役員（社長・CEO・取締役）の日常業務の補佐
- 統括
- 役員発案件の関係部署との推進・進捗管理と、役員（社長・CEO・取締役）の時間配分の優先度判断を含む秘書業務の統括
スケジュール管理
求人での記載：役員・上長のスケジュール管理、社内外との日程調整、予定の重複や変更への対応（複数名・時差を伴う調整を含む）
- 補佐
- 役員の会議日程の調整と会議室の予約（役員○名）、先輩秘書の指示に基づく対応
- 担当
- 社内外の会議の日程調整から予定の重複・急な変更への対応まで、役員のスケジュール管理（○名）を一貫して担当
- 統括
- 優先度と調整ルールに基づく役員（○名）のスケジュール設計と、時差を考慮した時間配分の判断
会議準備・運営
求人での記載：社内外の会議設定、アジェンダ・資料の準備、議事録作成とアクション管理、取締役会・株主総会など重要会議体の事務局運営
- 補佐
- 会議室の手配・資料準備・議事録作成による会議（取締役会・株主総会）運営の補佐
- 担当
- アジェンダ・資料の準備、議事録作成、アクションアイテムのフォローを含む会議（取締役会・株主総会）運営の一貫した担当
- 統括
- 年間開催計画と議題設定プロセスの策定、決定事項のフォローまでを含む重要会議体（取締役会・株主総会）事務局の統括
出張手配
求人での記載：国内・海外出張の手配（航空券・新幹線・宿泊）、旅程表の作成、ビザ申請、会食の手配、出張費の精算
- 補佐
- 出張に伴う各種予約（航空券・新幹線・鉄道）の手配、先輩秘書の指示のもとでの対応
- 担当
- 予約手配（航空券・新幹線・鉄道）、旅程表作成、出張後の精算までの出張手配の一貫した担当
- 統括
- 旅行代理店の管理と予約・費用ルールの策定、複数国にまたがる出張の計画（航空券・新幹線・鉄道）を含む出張業務の統括
この職種で職務経歴書を作成する
職種を選択した状態で作成ツールを開いています。担当した業務を選び、数字を加えると、職務経歴書と英文履歴書（英文レジュメ）を同時に作成できます。入力した内容はお使いのブラウザにのみ保存されます。
基本情報
職歴1
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